Rezerwacja obozu lub kolonii odbywa się poprzez wypełnienie internetowego formularza rezerwacyjnego. Proces rezerwacji jest prosty i przebiega w kilku etapach.

W zakładce obozy letnie dostępnej w górnym menu serwisu wybierz typ obozu, który Cię interesuje.

Z dostępnych tematyk obozowych wybierz konkretną ofertę, którą chcesz zarezerwować. Formularz rezerwacyjny pojawi się po kliknięciu przycisku „zarezerwuj”.

Po poprawnym złożeniu rezerwacji na podany adres e-mail zostanie wysłany indywidualny kod imprezy, którym możesz posługiwać się w przypadku kontaktu z organizatorem.

Warunkiem wstępnego przyjęcia rezerwacji jest wpłata zaliczki w wysokości 500 zł do końca następnego dnia roboczego. Zaliczka jest w pełni zwrotna do 30 dni przed rozpoczęciem danego turnusu. W przypadku odstąpienia od umowy w terminie krótszym niż 30 dni, zwrot wpłat odbywa się zgodnie z Ogólnymi Warunkami Uczestnictwa.

W przypadku pytań, problemów lub wątpliwości związanych z rezerwacją prosimy o kontakt z organizatorem.

Kiedy następuje zatwierdzenie rezerwacji?

Zatwierdzenie rezerwacji oraz zawarcie umowy następuje:

• przy sprzedaży bezpośredniej – z chwilą podpisania dokumentu Umowa Zgłoszenie przez osobę pełnoletnią lub opiekuna prawnego oraz wpłaty zaliczki w wysokości 500 zł;
• przy rezerwacji online – z chwilą przesłania przez ViaCamp potwierdzenia rezerwacji drogą mailową oraz zaksięgowania zaliczki w wysokości 500 zł (najpóźniej następnego dnia roboczego). Umowa Zgłoszenie przekazywana jest Klientowi drogą mailową po złożeniu rezerwacji.

W przypadku braku wpłaty zaliczki w wymaganym terminie rezerwacja zostaje automatycznie anulowana.

Szczegółowe zasady zawarcia umowy i płatności opisane są w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa .

Niestety w wybranym terminie nie ma już wolnych miejsc. W takim przypadku istnieje możliwość rezerwacji turnusu w innym terminie lub zmiana tematyki obozowej.

Organizator tworzy również listę zapasową uczestników. Jeśli na turnusie z zamkniętym naborem uczestników zwolni się dodatkowe miejsce, w pierwszej kolejności organizator dobiera chętnych z listy zapasowej. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy kontaktować się bezpośrednio z organizatorem.

Nie prowadzimy rezerwacji telefonicznych. Ze względu na konieczność zebrania kompletnych danych uczestnika oraz rodzica/opiekuna prawnego, rezerwacja obozu możliwa jest wyłącznie poprzez internetowy formularz rezerwacyjny dostępny na stronie organizatora.

W przypadku, gdy przy ofercie widnieje status dostępności miejsc „rezerwacja na telefon”, po wcześniejszym kontakcie z organizatorem możemy czasowo udostępnić możliwość dokonania rezerwacji online. W takiej sytuacji prosimy o kontakt poprzez formularz kontaktowy.

Tak, rezerwację można anulować. Każdemu klientowi przysługuje prawo rezygnacji z udziału w imprezie turystycznej.

W przypadku dokonania wpłat na poczet rezerwacji, zwrot środków następuje zgodnie z terminem złożenia pisemnej rezygnacji:

• do 30 dni przed rozpoczęciem turnusu – zwrot 100% wpłaconych środków;
• od 29 do 15 dni przed rozpoczęciem turnusu – potrącenie do 50% ceny imprezy;
• od 14 do 3 dni przed rozpoczęciem turnusu – potrącenie do 90% ceny imprezy;
• na 2 dni lub mniej przed rozpoczęciem turnusu – potrącenie do 100% ceny imprezy.

Szczegółowe zasady rezygnacji oraz zwrotów środków określone są w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa .

W przypadku braku wpłaty zaliczki w wymaganym terminie rezerwacja traci ważność, jednak pozostaje tymczasowo zapisana w naszym systemie.

Oznacza to, że klient nadal może opłacić rezerwację bez naliczania dodatkowych kosztów.

Jeżeli zaliczka nie zostanie uregulowana w ciągu 14 dni od dnia złożenia rezerwacji, system automatycznie usuwa rezerwację. W takiej sytuacji konieczne jest ponowne złożenie formularza rezerwacyjnego.

Zmiany w rezerwacji realizowane są wyłącznie poprzez kontakt z naszym biurem. Dotyczy to m.in. zmiany danych uczestnika, terminu, opcji dodatkowych lub innych elementów rezerwacji.

W celu wprowadzenia zmian prosimy o kontakt za pośrednictwem danych dostępnych w zakładce Kontakt .

KOD imprezy to unikalny numer przypisany do konkretnej rezerwacji, generowany automatycznie po jej złożeniu.

Dzięki KODOWI imprezy, kontaktując się z naszym biurem, nie ma konieczności podawania danych osobowych – umożliwia on szybkie odnalezienie rezerwacji w naszym systemie.

KOD imprezy jest również wymagany przy dokonywaniu płatności na poczet rezerwacji, dlatego prosimy o jego każdorazowe podawanie w tytule przelewu.

Tak, zmiana rezerwacji jest możliwa, o ile pozwala na to dostępność miejsc oraz aktualny status turnusu.

Wszelkie zmiany dotyczące rezerwacji (np. zmiana turnusu, danych uczestnika, zakresu świadczeń) należy zgłaszać bezpośrednio do organizatora drogą mailową lub telefoniczną.

Zmiany rezerwacji realizowane są zgodnie z zasadami określonymi w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa. W niektórych przypadkach mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami lub różnicą w cenie imprezy.

Szczegółowe informacje znajdują się w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa.

Transport zorganizowany to dodatkowa, odpłatna usługa oferowana przez ViaCamp, umożliwiająca dojazd uczestników na obóz oraz powrót z imprezy.

Informacje o cenach transportu oraz miejscowościach wyjazdu dostępne są w opisach poszczególnych programów obozowych. Większość tras realizowana jest z wykorzystaniem Polskich Linii Kolejowych PKP.

Przejazd odbywa się pod stałą opieką naszych pilotów/konwojentów, którzy sprawują nadzór nad uczestnikami na całej trasie podróży, dbając o bezpieczeństwo oraz prawidłową organizację przejazdu.

Podane w programach ceny obejmują transport w jedną stronę. W skład ceny transportu wchodzą:

• opłata za bilet dla uczestnika,
• opłata za przejazd autokarem (na wybranych odcinkach),
• opłata pilota/opiekuna sprawującego opiekę podczas podróży.

Organizator zapewnia prowiant uczestnikom korzystającym z transportu zorganizowanego wyłącznie w drodze powrotnej z imprezy.

ViaCamp organizuje zorganizowany przyjazd uczestników z większości miast w Polsce. Szczegółowa siatka połączeń oraz informacje o możliwości wykupienia transportu (w jedną stronę lub w obie strony) dostępne są przy opisach poszczególnych ofert obozowych.

Transport zorganizowany realizowany jest w dużej mierze Polskimi Liniami Kolejowymi PKP. Uczestnik wraz z rodzicem lub opiekunem prawnym zgłasza się na miejsce zbiórki wcześniej wyznaczone przez organizatora, gdzie następuje przekazanie uczestnika pod opiekę pilota/konwojenta. Zalecamy przybycie na miejsce zbiórki co najmniej 15 minut przed planowaną godziną odjazdu.

Nasi piloci oraz konwojenci są łatwo rozpoznawalni — posiadają firmowe plakietki identyfikacyjne oraz koszulki z logo ViaCamp. Od momentu rozpoczęcia podróży uczestnicy pozostają pod stałą opieką opiekuna grupy.

Po dotarciu do miast docelowych, wcześniej wskazanych przez organizatora, grupy – przybywające w odstępach nie dłuższych niż około 1 godzina – kierowane są do autokarów ViaCamp, którymi uczestnicy przewożeni są do ośrodka wypoczynkowego.

Po przyjeździe na miejsce obozu piloci i opiekunowie podróży przekazują uczestników pod opiekę wychowawców kolonijnych, którzy sprawują nad nimi opiekę przez cały czas trwania turnusu.

Szczegółowe informacje dotyczące miejsc i godzin zbiórek, a także dane kontaktowe do opiekunów podróży, przesyłane są najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem obozu na adres e-mail podany podczas składania rezerwacji.

ViaCamp organizuje zorganizowany powrót uczestników do większości miast w Polsce. Możliwość wykupienia transportu (w jedną stronę lub w obie strony) wskazana jest przy poszczególnych ofertach obozowych.

Po zakończeniu turnusu, w godzinach porannych, uczestnicy wyjeżdżają autokarami z ośrodków wypoczynkowych do wcześniej wyznaczonych miast przesiadkowych. Większość dalszej podróży realizowana jest Polskimi Liniami Kolejowymi PKP.

Miasta docelowe oraz godziny dla poszczególnych kierunków powrotu publikowane są z wyprzedzeniem w sekcji transportu zorganizowanego .

Po dotarciu do miast przesiadkowych uczestnicy, wraz z pilotami i opiekunami grup, udają się do odpowiednich pociągów. Przez cały czas podróży uczestnicy pozostają pod stałą opieką pilotów oraz opiekunów grup.

Piloci kontaktują się z rodzicami lub opiekunami prawnymi w celu potwierdzenia kluczowych informacji dotyczących powrotu, w tym godzin przyjazdu.

Szczegółowe informacje dotyczące godzin przyjazdu pociągów przesyłane są najpóźniej na 14 dni przed zakończeniem turnusu na adres e-mail podany podczas składania rezerwacji.

Jeżeli wykupiłeś transport zorganizowany dla swojej rezerwacji, prosimy o regularne sprawdzanie sekcji poświęconej transportowi zorganizowanemu, gdzie udostępniamy wszystkie niezbędne informacje dotyczące podróży.

Organizacja transportu w dużej mierze zależy od przewoźnika, w tym przypadku od PKP. Po publikacji najnowszych rozkładów jazdy, wszelkie aktualizacje są przekazywane klientom poprzez stronę internetową.

Dodatkowo, organizator drogą mailową poinformuje wszystkich klientów o wszelkich nowych informacjach dotyczących transportu zorganizowanego.

Wszystkie informacje dotyczące transportu są publikowane zazwyczaj na około 2 tygodnie przed rozpoczęciem danego turnusu.

W wyjątkowych sytuacjach informacje mogą być udostępnione na około 2–3 dni przed planowanym terminem. Opóźnienia mogą wynikać z czynników niezależnych od organizatora, takich jak zmiany w harmonogramie przewoźnika lub inne nieprzewidziane okoliczności.

W razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z infolinią lub poprzez formularz kontaktowy.

Wszystkie godziny oraz rozkład jazdy dostępne są na naszej stronie w sekcji poświęconej transportowi zorganizowanemu.

Po opublikowaniu informacji dotyczących rozkładu jazdy, obejmujących godziny odjazdu i przyjazdu, miejsce zbiórki oraz dane kontaktowe pilotów i opiekunów, każdy klient otrzyma stosowne powiadomienie drogą mailową.

Po opublikowaniu planowanego transportu, informacja zostanie wysłana drogą mailową na adres podany w formularzu zgłoszeniowym uczestnika.

Jeżeli wiadomość trafi do folderu „SPAM”, sugerujemy monitorowanie sekcji poświęconej transportowi zorganizowanemu na naszej stronie.

Dodatkowo możliwy jest kontakt drogą mailową lub telefoniczną w celu uzyskania bieżących informacji na temat planowanego transportu. Na stronie głównej będzie również dostępny specjalny przycisk przekierowujący bezpośrednio do sekcji transportu zorganizowanego.

O wszelkich zmianach w transporcie zorganizowanym należy poinformować organizatora drogą mailową lub kontaktując się z infolinią biura. Jednocześnie zalecamy przestrzeganie ustalonych terminów. W przypadku późniejszych zmian wprowadzanych przez klienta istnieje ryzyko zwrotu kosztów pomniejszonych o ustaloną kwotę. Organizator zastrzega sobie prawo do potrącenia kosztów, które zostały poniesione w związku z rezerwacją transportu.

Szczegółowe zasady rezygnacji z transportu zorganizowanego określone są w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa.

Jeżeli planujesz dokupić transport zorganizowany do swojej rezerwacji, prosimy o zgłoszenie takiej decyzji drogą mailową lub kontaktując się z infolinią biura.

Należy przestrzegać określonych terminów dokupienia transportu. Decyzje podjęte zbyt późno mogą skutkować odmową dokupienia transportu, ponieważ organizator dokonuje zakupu biletów grupowych odpowiednio wcześniej, co zapewnia miejsca w pobliżu innych uczestników.

Opóźniony zakup może spowodować przydzielenie miejsca z dala od reszty grupy. Zalecamy podjęcie decyzji z wyprzedzeniem, aby uniknąć potencjalnych komplikacji.

Jeżeli wykupujesz transport zorganizowany za pośrednictwem oficjalnej strony ViaCamp, obowiązek zakupu biletu na przejazd spoczywa na organizatorze. Organizator odpowiada za kompleksową organizację transportu, w tym zakup biletów dla wszystkich uczestników.

Należy jednak pamiętać, że uczestnik musi posiadać aktualną legitymację szkolną. Brak odpowiedniego dokumentu może skutkować naliczeniem dodatkowych opłat, które będą pokrywane przez rodzica lub opiekuna prawnego uczestnika.

Zalecamy dokonywanie decyzji o dokupieniu transportu zorganizowanego jak najszybciej po złożeniu rezerwacji.

Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy dokupienia transportu na mniej niż 7 dni przed rozpoczęciem turnusu. Może to wynikać z braku możliwości ulokowania uczestnika w danym środku transportu lub komplikacji związanych z zapewnieniem opieki podczas podróży.

Tak – w zależności od terminu rezygnacji. Bezpłatna rezygnacja z wykupionego transportu zorganizowanego jest możliwa najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy. Wtedy zwracamy wpłaconą kwotę za transport.

Jeśli rezygnacja nastąpi później, zwrot jest pomniejszany o potrącenie:

• 50% ceny transportu – przy rezygnacji od 29 do 7 dni przed rozpoczęciem imprezy,
• 80% ceny transportu – przy rezygnacji na mniej niż 7 dni przed rozpoczęciem imprezy.

Rezygnację zgłoś do nas przez kontakt.

Transport zorganizowany na obóz z psem odbywa się na takich samych zasadach jak w przypadku pozostałych obozów tematycznych, z tą różnicą, że uczestnik podróżuje razem ze swoim psem.

Koszt transportu psa jest wliczony w cenę obozu – nie pobieramy za niego dodatkowej opłaty.

Kluczowe znaczenie ma jednak indywidualna ocena możliwości psa. Odpowiedzialność za ocenę, czy zwierzę dobrze zniesie podróż (w szczególności transport pociągiem), leży po stronie właściciela. Należy mieć na uwadze, że w trakcie przejazdu możliwość wyprowadzenia psa na spacer jest ograniczona i występuje wyłącznie w przypadku dłuższych postojów.

Ostateczna decyzja dotycząca wyboru formy dojazdu zawsze należy do właściciela psa. Z tego względu wielu uczestników decyduje się na dojazd własnym środkiem transportu, co pozwala zapewnić zwierzęciu większy komfort.

Decydując się na transport zorganizowany, należy pamiętać o kilku kluczowych zasadach organizacyjnych:

• Zapewnienie prowiantu na drogę w dniu wyjazdu – w drodze powrotnej z obozu prowiant zapewnia organizator.
• Posiadanie ważnej legitymacji szkolnej (z aktualną pieczątką) lub innego dokumentu uprawniającego do zniżek uczniowskich.
• Punktualne stawienie się w miejscu i czasie zbiórki wskazanym przez organizatora.
• Osobisty odbiór uczestnika w miejscu i czasie powrotu z obozu lub wcześniejsze upoważnienie innej osoby.

Wszelkie zmiany, opóźnienia lub sytuacje losowe należy niezwłocznie zgłaszać opiekunowi grupy odpowiedzialnemu za daną trasę.

Szczegółowe zasady transportu opisane są w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa .

Zalecamy stawienie się w miejscu zbiórki co najmniej 15 minut wcześniej niż wskazana godzina odjazdu.

W przypadku braku stawiennictwa uczestnika wraz z rodzicem lub opiekunem prawnym w wyznaczonym miejscu i czasie, opiekun grupy ma prawo podjąć decyzję o odjeździe bez oczekiwania na osoby nieobecne.

Niestawienie się na zbiórce nie uprawnia do żadnych roszczeń ani zwrotu kosztów po stronie organizatora.

Uczestnik korzystający z transportu zorganizowanego ma obowiązek posiadania ważnej legitymacji szkolnej lub innego dokumentu uprawniającego do przejazdu ulgowego.

W przypadku braku dokumentu lub jego nieważności, wszelkie dodatkowe koszty wynikające z kontroli konduktorskiej (np. dopłaty, mandaty) ponosi uczestnik lub jego opiekun prawny. W wyjątkowych sytuacjach opłaty dodatkowe pokrywa organizator.

Tak. Dane kontaktowe do opiekuna (pilota) grupy przekazujemy przed rozpoczęciem turnusu.

Szczegółowe informacje dotyczące transportu, w tym kontakt do opiekuna grupy, otrzymasz najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem imprezy. Dodatkowo opiekun odpowiedzialny za daną trasę kontaktuje się telefonicznie w celu potwierdzenia podróży.

Informacje dotyczące organizacji przejazdu publikujemy również w sekcji poświęconej transportowi zorganizowanemu.

Tak, płatność gotówką za transport zorganizowany jest możliwa, jednak wyłącznie po spełnieniu określonych warunków.

Gotówkę może przekazać rodzic lub opiekun prawny uczestnika bezpośrednio w dniu zbiórki, w miejscu wcześniej wskazanym przez organizatora.

Konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie chęci płatności gotówką do organizatora – brak takiej informacji może uniemożliwić przyjęcie płatności w tej formie.

W przypadku pytań organizacyjnych dotyczących transportu zorganizowanego prosimy o kontakt z nami przez formularz kontaktowy lub drogą mailową.

Jeśli pytania dotyczą przebiegu trasy, godzin zbiórek lub bieżącej organizacji przejazdu, właściwą osobą do kontaktu jest opiekun (pilot) grupy odpowiedzialny za daną trasę.

Aktualny spis opiekunów i tras dostępny jest w sekcji poświęconej transportowi zorganizowanemu.

Tak, jednak wyłącznie w przypadku zorganizowanego powrotu z obozu.

W dniu wyjazdu na obóz uczestnicy powinni zostać zaopatrzeni w prowiant we własnym zakresie. Natomiast podczas powrotu z obozu prowiant zapewnia organizator.

Jeśli uczestnik na co dzień mieszka za granicą i nie posiada polskich dokumentów uprawniających do zniżki szkolnej, zostanie objęty biletem bez ulgi.

Brak dokumentu nie powoduje zwiększenia ceny transportu zorganizowanego dla uczestnika.

Prosimy jedynie o wcześniejsze poinformowanie organizatora o braku dokumentu uprawniającego do zniżki szkolnej.

Do odbioru uczestnika ze stacji końcowej uprawniony jest wyłącznie rodzic lub opiekun prawny.

Jeżeli odbiór przez rodzica lub opiekuna prawnego nie jest możliwy, konieczne jest upoważnienie innej osoby. W tym celu należy wypełnić pisemne pełnomocnictwo i przesłać je w formie skanu na adres kontakt@viacamp.pl.

W dokumencie należy wskazać dane osoby upoważnionej oraz złożyć odręczny podpis rodzica lub opiekuna prawnego. Wzór pełnomocnictwa dostępny jest w zakładce dla rodziców.

Opiekunowie grup są wyraźnie oznaczeni, aby ich identyfikacja była szybka i jednoznaczna.

Każdy opiekun posiada firmowy identyfikator zawierający oficjalną pieczątkę oraz podpis organizatora, a także koszulkę w kolorze niebieskim lub czarnym z logo ViaCamp.

Na prośbę rodzica lub opiekuna prawnego opiekun grupy ma obowiązek wylegitymowania się.

Faktura VAT to dokument sprzedaży potwierdzający zawarcie transakcji pomiędzy stronami oraz rozliczenie świadczonej usługi.

Faktura VAT może zostać wystawiona w formie elektronicznej (e-faktura) lub papierowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wystawienie oraz przekazanie faktury VAT powoduje powstanie obowiązku podatkowego po stronie organizatora.

Faktura VAT wystawiana jest standardowo w formie elektronicznej (e-faktura). Aby ją otrzymać, podczas składania rezerwacji należy zaznaczyć opcję „potrzebuję fakturę VAT”.

Po zaznaczeniu tej opcji w formularzu rezerwacyjnym należy uzupełnić dane firmy, na które ma zostać wystawiona faktura VAT.

Po dokonaniu płatności końcowej za obóz (zaliczka + wpłata końcowa) zgłoszenie o wystawienie faktury VAT jest automatycznie przekazywane do działu księgowości.

Faktura VAT wysyłana jest drogą mailową w ciągu 1–2 dni roboczych od momentu zaksięgowania płatności końcowej na adres e-mail podany w formularzu rezerwacyjnym. W przypadku rezerwacji dokonanych w weekend, wysyłka następuje w najbliższych dniach roboczych.

Jeżeli klient potrzebuje faktury VAT w formie papierowej, prosimy o wcześniejszy kontakt z organizatorem za pośrednictwem formularza kontaktowego .

Tak, istnieje możliwość opłacenia imprezy gotówką na miejscu. Aby skorzystać z tej opcji, należy najpierw złożyć rezerwację za pośrednictwem formularza na naszej stronie internetowej.

Następnie prosimy o informację o wyborze płatności gotówką. W tym celu prosimy o kontakt poprzez zakłądkę Kontakt .

Zaliczka na poczet rezerwacji obozu wynosi 500 zł.

Wpłata zaliczki jest warunkiem potwierdzenia rezerwacji miejsca na obozie. Szczegółowe zasady płatności oraz rozliczeń określone są w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa .

Standardowy termin wpłaty zaliczki wynosi 24 godziny od momentu złożenia rezerwacji.

Na indywidualną prośbę klienta możliwe jest wydłużenie terminu wpłaty do 72 godzin, po wcześniejszym poinformowaniu organizatora. W przypadku złożenia rezerwacji w weekend, termin wpłaty ulega wydłużeniu do najbliższego dnia roboczego.

Po upływie powyższego terminu rezerwacja zostaje oznaczona jako nieaktualna, jednak nadal figuruje w naszym systemie, co oznacza możliwość jej opłacenia bez dodatkowych kosztów.

Jeżeli zaliczka nie zostanie uregulowana w ciągu 14 dni od dnia dokonania rezerwacji, system automatycznie usuwa rezerwację. W takim przypadku konieczne będzie ponowne złożenie rezerwacji.

Pozostałą kwotę za rezerwację należy wpłacić najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem turnusu.

W wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość indywidualnego przedłużenia terminu płatności. W takim przypadku konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie tego zamiaru drogą mailową do organizatora.

Jeżeli do rozpoczęcia turnusu pozostało mniej niż 30 dni, wymagana jest jednorazowa wpłata pełnej kwoty niezwłocznie po złożeniu rezerwacji.

O zbliżających się terminach płatności informujemy na bieżąco drogą mailową, na adres podany podczas składania rezerwacji.

Tak, zaliczka jest zwrotna, jednak jej zwrot uzależniony jest od terminu zgłoszenia rezygnacji oraz zasad określonych w dokumentach obowiązujących u organizatora.

W przypadku rezygnacji z udziału w obozie po upływie określonych terminów, organizator ma prawo do potrącenia części wpłaconej kwoty tytułem kosztów poniesionych na realizację imprezy. Szczegółowe zasady zwrotów określone są w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa .

W uzasadnionych przypadkach losowych, w szczególności z przyczyn zdrowotnych uczestnika, organizator może dokonać zwrotu zaliczki niezależnie od terminu rezygnacji, po uprzednim przedstawieniu stosownego pisemnego potwierdzenia (np. zaświadczenia lekarskiego).

Jeżeli zaliczka nie została opłacona w wyznaczonym terminie, zalecamy niezwłoczny kontakt z organizatorem.

Rezerwacja nie jest anulowana automatycznie, jednak po upływie terminu wpłaty może zostać oznaczona jako nieaktualna. Oznacza to, że miejsce nie jest już gwarantowane i może zostać udostępnione innym uczestnikom.

W celu zachowania rezerwacji należy jak najszybciej uregulować zaległą zaliczkę lub skontaktować się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego , aby ustalić dalsze możliwości realizacji rezerwacji.

Tak, istnieje możliwość wydłużenia terminu wpłaty zaliczki.

W takiej sytuacji prosimy o kontakt mailowy z organizatorem i wcześniejsze poinformowanie o potrzebie wydłużenia terminu płatności. Każda prośba rozpatrywana jest indywidualnie.

Dane kontaktowe dostępne są w zakładce Kontakt .

Potwierdzenie zaksięgowania środków przesyłamy drogą mailową na adres e-mail przypisany do rezerwacji podczas jej składania.

Jeżeli wiadomość nie jest widoczna w skrzynce odbiorczej, prosimy o sprawdzenie folderu SPAM oraz innych zakładek poczty (np. Oferty/Promocje).

W przypadku otrzymania potwierdzenia z nieprawidłową kwotą, prosimy o niezwłoczny kontakt z organizatorem.

Wszelkie nieścisłości należy zgłaszać drogą mailową na adres kontakt@viacamp.pl lub poprzez kontakt telefoniczny z infolinią.

Tak, umożliwiamy płatność w ratach.

System płatności działa w sposób elastyczny — każda dokonana wpłata automatycznie pomniejsza całkowitą kwotę rezerwacji. Oznacza to, że możliwe jest regulowanie należności w dowolnej liczbie rat, aż do pełnego rozliczenia obozu.

Po każdej wpłacie przesyłamy drogą mailową aktualne potwierdzenie płatności wraz z informacją o pozostałej kwocie do zapłaty.

W sprawach związanych z płatnościami oraz fakturami prosimy o kontakt z organizatorem wypoczynku.

Najlepszą formą kontaktu jest formularz kontaktowy dostępny w zakładce Kontakt.

Zaświadczenia do urzędu pracy wystawiamy szybko i automatycznie.

W celu jego uzyskania prosimy o kontakt z organizatorem za pośrednictwem formularza kontaktowego.

Tak, rezygnacja z rezerwacji jest możliwa, jednak zwrot wpłaconych środków uzależniony jest od terminu zgłoszenia rezygnacji.

W zależności od momentu złożenia rezygnacji organizator ma prawo do potrącenia części wpłaconej kwoty, co wynika z kosztów poniesionych na realizację rezerwacji.

Szczegółowe zasady rezygnacji oraz zwrotów środków określone są w Ogólnych Warunkach Uczestnictwa .

Tak, każdy uczestnik jest objęty ubezpieczeniem na czas trwania obozu.

Ubezpieczenie obejmuje następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW) i obowiązuje przez cały okres trwania imprezy turystycznej.

Ubezpieczycielem uczestników obozów ViaCamp jest Signal Iduna Polska TU S.A..

Tak, wymagane jest uzupełnienie i podpisanie dokumentów uczestnika.

Po złożeniu rezerwacji komplet dokumentów (karta kwalifikacyjna uczestnika oraz umowa – zgłoszenie) jest automatycznie uzupełniany danymi podanymi podczas rezerwacji i przesyłany na adres e-mail wskazany w formularzu rezerwacyjnym.

Dokumenty należy sprawdzić, podpisać i odesłać drogą mailową na adres wskazany w instrukcji przesłanej po dokonaniu rezerwacji.

Na podstawie otrzymanych dokumentów organizator kompletuje formalności oraz zgłasza uczestnika do ubezpieczenia.

Ubezpieczenie NNW obejmuje ochronę w zakresie następstw nieszczęśliwych wypadków zgodnie z warunkami polisy obowiązującymi u organizatora.

Szczegółowy zakres ochrony, sumy ubezpieczenia oraz zasady wypłaty świadczeń określone są w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia NNW .

Tak, istnieje możliwość dodatkowego ubezpieczenia dziecka we własnym zakresie.

Jeżeli zakres ubezpieczenia oferowanego przez organizatora okaże się niewystarczający, rodzic lub opiekun prawny może dokupić indywidualną polisę ubezpieczeniową we własnym zakresie.

W takiej sytuacji ewentualne świadczenia mogą być wypłacane niezależnie z obu polis — zarówno z ubezpieczenia organizatora, jak i z polisy wykupionej dodatkowo przez rodzica.

Tak, wszyscy opiekunowie oraz instruktorzy posiadają aktualne ubezpieczenie OC.

Organizator zapewnia obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) dla całej kadry wychowawczej i instruktorskiej na czas realizacji obozów.

Wysokość sumy gwarancji ubezpieczeniowej turystycznej publikujemy każdorazowo w aktualnym certyfikacie.

Aktualny dokument potwierdzający wysokość sumy gwarancji dostępny jest pod adresem gwarancja ubezpieczeniowa .

Posiadamy wymagany wpis w Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców (CEOTiP).

• Numer wpisu w CEOTiP: 31007
• Numer wpisu do rejestru: 841
• Poprzedni numer wpisu do rejestru: 687

Centralna Ewidencja Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców jest jawnym rejestrem publicznym, który umożliwia weryfikację, czy dany organizator turystyki posiada wymagany wpis oraz aktualne zabezpieczenie finansowe na wypadek niewypłacalności.

Szczegółowe informacje na temat rejestru dostępne są na stronie rządowej: CEOTiP .

Ubezpieczycielem wszystkich imprez organizowanych przez nasze biuro jest Signal Iduna Polska TU S.A. w Gdańsku.

Każdy uczestnik obozów jest objęty ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) przez cały okres trwania imprezy.

Szczegółowy zakres ochrony oraz warunki ubezpieczenia dostępne są w dokumencie: Ogólne Warunki Ubezpieczenia NNW .

Wszystkie obozy i wypoczynek organizowane przez nas są zgłaszane do właściwego Kuratorium Oświaty co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem turnusu.

Na bieżąco udostępniamy numery zezwoleń dla każdego turnusu. Uczestnicy oraz rodzice mogą również zweryfikować nasz wypoczynek na oficjalnej stronie Ministerstwa Edukacji Narodowej.

Szczegółowe informacje oraz numery zezwoleń dostępne są pod linkiem: numery zezwoleń .

Wszystkie ośrodki wypoczynkowe, z których korzystamy, spełniają obowiązujące wymogi GIS oraz posiadają aktualne przeglądy i opinie Straży Pożarnej.

Dysponujemy pełną dokumentacją potwierdzającą spełnienie tych wymogów, dostępną w razie potrzeby dla zainteresowanych osób.

Wszyscy pracownicy ViaCamp posiadają niezbędne kwalifikacje do pracy z dziećmi i młodzieżą.

Dysponujemy pełną dokumentacją wszystkich wychowawców i instruktorów, wymaganą przez właściwe Kuratoria Oświaty oraz GIS, co potwierdza spełnienie obowiązkowych standardów bezpieczeństwa i jakości opieki.

Wszyscy opiekunowie, wychowawcy oraz instruktorzy współpracujący z ViaCamp posiadają odpowiednie doświadczenie oraz kwalifikacje do pracy z dziećmi i młodzieżą.

Organizator nie zatrudnia osób niesprawdzonych ani nieweryfikowanych. Każdy instruktor przed rozpoczęciem współpracy przechodzi okres próbny pod nadzorem organizatora i kierownika obozu.

Podczas trwania obozów wszyscy pracownicy, w tym opiekunowie i instruktorzy, bezwzględnie przestrzegają zakazu spożywania alkoholu i zażywania środków odurzających.

Więcej informacji o naszej kadrze dostępnych jest pod linkiem: Poznaj naszą kadrę.

Zakwaterowanie uczestników odbywa się z podziałem na grupy uwzględniające wiek oraz tematykę obozu.

Ostateczny podział uczestników do poszczególnych grup oraz przydział do domków lub pokojów dokonywany jest przez kierownika obozu, co zapewnia bezpieczne i komfortowe zakwaterowanie.

Jeżeli w obozie uczestniczy zorganizowana grupa, która chciałaby zostać zakwaterowana wspólnie, prosimy o wpisanie takiej uwagi podczas składania rezerwacji.

Wspólne zakwaterowanie zależy głównie od wieku uczestników. Jeżeli rozbieżność wieku jest zbyt duża lub liczba osób nie pozwala wypełnić wymaganego minimum w kwaterunku, kierownik obozu podejmie decyzję indywidualnie, aby zapewnić bezpieczeństwo i komfort wszystkich uczestników.

Nie ma możliwości zakwaterowania dziewczynek razem z chłopcami, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wspólne zakwaterowanie rodzeństwa.

W takim przypadku należy wypełnić wszystkie dostępne łóżka w pomieszczeniu, aby zapewnić bezpieczeństwo i komfort wszystkich uczestników.

Aby skorzystać z dostępnej zniżki, jej chęć należy zgłosić w trakcie składania rezerwacji, w ostatnim kroku formularza – w polu „uwagi”.

Rabat jest naliczany od pozostałej kwoty do zapłaty i nie obejmuje zaliczki, która wynosi 500 zł.

Szczegółowe informacje o aktualnych promocjach dostępne są w zakładce rabaty.

Tak – zniżki dostępne na naszej stronie internetowej mogą się łączyć, z wyjątkiem promocji opartych na specjalnych kodach rabatowych.

W przypadku użycia kodu promocyjnego (np. z okazji świąt lub akcji specjalnych), nie ma możliwości łączenia go ze standardowymi zniżkami dostępnymi na stronie.

Do takich wyjątków należą m.in. promocje: Black Friday, Mikołajkowa, Noworoczna oraz Dzień Dziecka.

Maksymalna łączna kwota rabatu, jaka może zostać przyznana na jedną rezerwację, wynosi 300 zł.

Szczegóły wszystkich aktualnych zniżek znajdziesz w zakładce rabaty.

Tak. Informacje o nowych rabatach i promocjach wysyłamy osobom, które pozostawiły swój adres e-mail.

Powiadomienia otrzymują zarówno klienci, którzy korzystali już z naszych usług, jak i osoby zapisane do newslettera.

Aby zapisać się do newslettera, wystarczy wpisać swój adres e-mail w formularzu znajdującym się w dolnej części strony.

Aby skorzystać z vouchera imiennego, należy go wypełnić i przekazać do nas w jednej z poniższych form:

ViaCamp sp. z o.o.
ul. Spacerowa 3
83-047 Przywidz

Alternatywnie możesz przesłać skan lub wyraźne zdjęcie vouchera drogą mailową na adres kontakt@viacamp.pl.

Tak. Przewidujemy rabaty specjalne dla większych grup dzieci (powyżej 5 uczestników).

W celu ustalenia szczegółów oraz wysokości rabatu prosimy o kontakt indywidualny przez formularz kontaktowy lub drogą mailową.

Tak. Dla naszych stałych klientów przewidziana jest zniżka w wysokości 100 zł.

Rabat ten łączy się ze wszystkimi pozostałymi zniżkami dostępnymi na naszej stronie internetowej.

Tak. W wielu przypadkach istnieje możliwość uzyskania dofinansowania do obozów i kolonii ze środków zewnętrznych, m.in. z zakładu pracy, funduszu socjalnego (ZFŚS), programów samorządowych, fundacji lub stowarzyszeń.

Forma, wysokość oraz warunki przyznania dofinansowania zależą od instytucji udzielającej wsparcia. W razie potrzeby wystawiamy niezbędne dokumenty wymagane do złożenia wniosku o dofinansowanie.

Szczegółowe informacje oraz praktyczne wskazówki opisaliśmy w poradniku: Jak uzyskać dofinansowanie na obozy i kolonie dla dziecka?

Plan dnia na obozie jest elastyczny i na bieżąco dostosowywany do warunków pogodowych oraz kondycji uczestników. Poniżej przedstawiamy ramowy plan dnia:

• Pobudka i poranna toaleta
• Śniadanie oraz odpoczynek po śniadaniu
• I i II blok zajęć
• Obiad oraz odpoczynek po obiedzie
• III i IV blok zajęć
• Kolacja oraz odpoczynek po kolacji
• V blok zajęć
• Cisza nocna (godz. 22:00)

Dokładne godziny realizacji poszczególnych punktów planu dnia przekazywane są pierwszego dnia obozu.

Dokładamy wszelkich starań, aby program obozu był realizowany w pełnym zakresie. Zdarzają się jednak sytuacje niezależne od organizatora, takie jak niekorzystne warunki pogodowe lub inne okoliczności losowe, które mogą uniemożliwić przeprowadzenie części zajęć.

W takich przypadkach zapewniamy zajęcia zastępcze o podobnym charakterze, dbając o bezpieczeństwo i atrakcyjność pobytu uczestników.

Jeżeli realizacja programu w całości nie będzie możliwa z przyczyn od nas niezależnych, każdą sytuację rozpatrujemy indywidualnie, zgodnie z obowiązującymi zasadami organizacji imprez turystycznych.

Każdy przypadek braku realizacji programu w całości rozpatrujemy indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności danej sytuacji.

Jednocześnie informujemy, że w przypadku niewykonania części zajęć z przyczyn niezależnych od organizatora (np. warunki pogodowe, decyzje służb, względy bezpieczeństwa), nie przysługuje zwrot kosztów za niewykorzystane zajęcia.

Tak, istnieje możliwość odwiedzin dziecka podczas trwania obozu. W takim przypadku prosimy o wcześniejszy kontakt telefoniczny z kierownikiem obozu w celu ustalenia szczegółów.

Uczestnicy realizują na co dzień ustalony plan dnia, dlatego rekomendujemy wcześniejsze uzgodnienie godzin wizyty.

Dodatkowo istnieje możliwość czasowego zwolnienia uczestnika z zajęć. Wymaga to przekazania kierownikowi obozu pisemnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, ze wskazaniem dokładnych godzin zwolnienia.

Po zwolnieniu z zajęć nie ma możliwości ich odrabiania w kolejnych dniach.

W ramach opłaty za obóz uczestnikom zapewniamy pełne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolację), dlatego dodatkowe wydatki ograniczają się zazwyczaj do drobnych zakupów, takich jak pamiątki, słodycze czy napoje.

Wysokość kieszonkowego jest indywidualną decyzją rodzica lub opiekuna prawnego i zależy od potrzeb dziecka.

Istnieje również możliwość przekazania części lub całości kieszonkowego do depozytu bezpośrednio u wychowawcy grupy.

Częstotliwość kontaktu z dzieckiem podczas obozu warto dostosować do celu wyjazdu oraz indywidualnych potrzeb uczestnika.

Jeśli obóz ma charakter wypoczynkowy, a dziecko dobrze radzi sobie z adaptacją w nowym środowisku, kontakt może odbywać się nawet codziennie, w ustalonych godzinach, tak aby nie kolidował z zajęciami.

W przypadku dzieci, które mają trudności z adaptacją, a celem wyjazdu jest nauka samodzielności, zalecamy ograniczenie kontaktu. Z doświadczenia wiemy, że zbyt częste rozmowy z rodzicami mogą nasilać tęsknotę i utrudniać ponowną integrację z grupą.

Zasadniczo nie zabieramy uczestnikom telefonów komórkowych. Program obozu jest przygotowany w taki sposób, aby dzieci i młodzież były aktywnie zaangażowane w zajęcia i nie miały potrzeby korzystania z telefonów w ciągu dnia.

Jednocześnie, zgodnie z obowiązującym regulaminem obozu, organizator zastrzega sobie prawo do czasowego ograniczenia korzystania z telefonów lub zdeponowania ich u kadry, jeżeli wymaga tego:

• bezpieczeństwo uczestników,
• prawidłowa realizacja programu obozu,
• dobro grupy lub pojedynczego uczestnika.

W praktyce oznacza to, że telefony mogą być czasowo przechowywane przez kadrę (np. w trakcie zajęć terenowych, wodnych lub nocnych), a uczestnicy mają do nich dostęp w ustalonych porach.

Szczegółowe zasady dotyczące korzystania z telefonów określa Regulamin Obozu i Zasady Organizacji, dostępny w dokumentach organizatora, po złożeniu rezerwacji.

Jeżeli uczestnik przyjmuje leki na stałe, konieczne jest wcześniejsze poinformowanie organizatora oraz odnotowanie tej informacji w dokumentach rezerwacyjnych.

Leki należy przekazać kierownikowi lub wychowawcy grupy wraz z pisemną informacją o dawkowaniu i godzinach podawania. Kadra czuwa nad ich bezpiecznym przechowywaniem i podawaniem zgodnie z przekazanymi zaleceniami.

Podczas obozu opiekunowie dysponują podstawowym zestawem medycznym. Dodatkowo, na terenie części ośrodków dostępne są całodobowe punkty medyczne, wykorzystywane w sytuacjach wymagających szerszej interwencji.

Celem organizatora jest zapewnienie uczestnikom odpowiedniej i bezpiecznej opieki medycznej przez cały czas trwania obozu.

Wielu uczestników decyduje się na udział w kilku turnusach z rzędu. W takiej sytuacji zapewniamy ciągłość opieki i zakwaterowania pomiędzy turnusami, bez dodatkowych kosztów.

Dzień pomiędzy turnusami nie jest objęty standardowym planem dnia, jednak uczestnicy pozostają pod stałą opieką kadry. W miarę możliwości organizujemy w tym czasie dodatkowe, nieobowiązkowe aktywności lub umożliwiamy korzystanie z wybranych atrakcji dostępnych na obozie.

Naszym celem jest zapewnienie uczestnikom komfortu, bezpieczeństwa i atrakcyjnego spędzenia czasu również w okresie przejściowym pomiędzy turnusami.

Tak. Podczas trwania obozów obowiązuje bezwzględny zakaz spożywania alkoholu.

Każdy przypadek naruszenia tej zasady jest niezwłocznie zgłaszany kierownikowi obozu i rozpatrywany indywidualnie.

Organizator ma prawo podjąć decyzję o wydaleniu uczestnika z obozu, jeśli sytuacja tego wymaga. Działania te podejmujemy z myślą o bezpieczeństwie, porządku oraz komforcie wszystkich uczestników, zgodnie z obowiązującym regulaminem.

Tak. Uczestnicy mają stały dostęp do wody pitnej przez całą dobę.

Zapewniamy bezpieczny i regularny dostęp do świeżej wody, spełniającej obowiązujące normy jakości. Dostęp do wody nie jest ograniczony ani porą dnia, ani planem zajęć.

Dbamy o to, aby uczestnicy mogli swobodnie nawadniać się w trakcie zajęć oraz w czasie odpoczynku.

Tak. Pierwszego dnia obozu rodzic lub opiekun prawny otrzyma numer telefonu do wychowawcy grupy oraz kierownika obozu — telefonicznie lub w wiadomości SMS.

Numery te służą do kontaktu w sprawach organizacyjnych, zdrowotnych lub pilnych sytuacjach związanych z pobytem dziecka na obozie.

Podczas obozów przestrzegamy wszystkich aktualnych zaleceń oraz wytycznych właściwych instytucji sanitarnych.

Organizacja wypoczynku odbywa się z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa oraz zasad mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i higieny uczestników.

• regularne utrzymanie czystości i porządku w obiektach noclegowych oraz przestrzeniach wspólnych,
• stosowanie procedur higienicznych zgodnych z aktualnymi zaleceniami sanitarnymi,
• stały nadzór kadry nad przestrzeganiem zasad higieny przez uczestników,
• dostosowanie organizacji zajęć do aktualnych wymogów bezpieczeństwa.

W przypadku wprowadzenia nowych wytycznych przez właściwe instytucje, organizator na bieżąco dostosowuje zasady funkcjonowania obozu.

Do udziału w obozie wymagane jest wypełnienie i odesłanie drogą mailową następujących dokumentów:

• karta kwalifikacyjna uczestnika,
• umowa zgłoszenie.

Dokumenty te są generowane automatycznie na podstawie danych podanych podczas rezerwacji i przesyłane na adres e-mail wskazany w formularzu.

Prosimy, aby przesyłane skany lub zdjęcia dokumentów były wyraźne i czytelne, co pozwoli na ich szybką i poprawną weryfikację.

Wypełnione dokumenty obozowe należy przesłać najpóźniej do dnia rozpoczęcia turnusu.

Dopuszczamy również możliwość dostarczenia dokumentów na miejscu – w takim przypadku rodzic lub opiekun prawny przekazuje je uczestnikowi. Warunkiem jest wcześniejsze poinformowanie organizatora o tej formie dostarczenia.

Po dokonaniu rezerwacji uczestnik otrzymuje drogą mailową kompletny zestaw dokumentów obozowych, niezbędnych do udziału w imprezie turystycznej.

• umowę zgłoszenie udziału w imprezie turystycznej,
• kartę kwalifikacyjną uczestnika wypoczynku,
• regulamin obozu oraz zasady organizacji wypoczynku,
• ogólne warunki uczestnictwa w imprezach turystycznych,
• informacje dotyczące ubezpieczenia uczestników,
• program imprezy turystycznej.

Dokumenty są automatycznie generowane na podstawie danych podanych podczas rezerwacji i przesyłane na adres e-mail wskazany w formularzu.

Prosimy o dokładne zapoznanie się z ich treścią oraz terminowe odesłanie wymaganych, podpisanych dokumentów.

Podstawowymi dokumentami wymaganymi do udziału w obozie są karta kwalifikacyjna uczestnika oraz umowa zgłoszenie udziału w imprezie turystycznej.

Pozostałe dokumenty, takie jak Ogólne Warunki Uczestnictwa, regulamin obozu, program imprezy, regulamin transportu (jeśli dotyczy) oraz informacje o ubezpieczeniu, również obowiązują uczestnika i rodzica/opiekuna prawnego.

Dokumenty te należy dokładnie przeczytać oraz zaakceptować ich treść. W przypadku dokumentów zawierających dedykowane miejsca na podpis, konieczne jest ich wypełnienie i odesłanie zgodnie z instrukcjami przekazanymi po rezerwacji.